สุดยอดฝ่ายจัดซื้อในตำนาน สร้างผลงานเข้าเป้า ลดต้นทุนธุรกิจ ด้วยหลักการ QCDS

ต้องยอมรับว่างาน จัดซื้อ จัดหา โดยเฉพาะภาคอุตสาหกรรม เป็นงานที่ค่อนข้างหนักหน่วง งาน Detail ต้องมา ความถูกต้องต้องมี ความรวดเร็วต้องได้ เรียกได้ว่าเข้าตำแหน่งปุ๊บ หน้าอยู่กับงานจนไม่ได้มีเวลาเงยมาพบปะเพื่อนร่วมงาน รู้ตัวอีกทีก็ถึงเวลาเลิกงานไปซะแล้ว

ซึ่งแน่นอนว่างานของเราต้องเต็มไปด้วยความกดดัน ทั้งเรื่องราคา การลดต้นทุน แต่คุณภาพต้องไม่ลดตาม วันนี้เรามีแนวทางในการจัดการงานจัดซื้ออย่างมีคุณภาพด้วยหลักการที่เราคุ้นเคยกันดี อย่าง QCDS เพื่อลดต้นทุนอย่างยั่งยืนและได้ ซัพพลายเออร์มาเป็น พันธมิตรธุรกิจ ให้ WIN-WIN ไปด้วยกัน 

1. Q-Quality (คุณภาพสินค้า) แน่นอนว่าการเปรียบเทียบคุณสมบัติและคุณภาพของสินค้า เป็นปัจจัยหลักอันนึงในการเลือกซื้อสินค้าซึ่งราคาถูกกว่าไม่ได้แปลว่าดีกว่า แต่ต้องพิจารณาความคุ้มค่าหรือประสิทธิภาพของซัพพลายเออร์และตัวสินค้าว่ามีคุณภาพตรงตามความต้องการ โดยเฉพาะสินค้าที่มีข้อกำหนด (Specification) มีรายละเอียดที่สำคัญ เพราะถึงแม้จะมีเงื่อนไขในการรับประกันสินค้าหรือมีการเปลี่ยนสินค้าหากตัวสินค้าเองมีปัญหาจากการผลิต สุดท้ายก็จะเสียเวลาในการเปลี่ยนหรือแก้ไขแถมปัญหาต่างๆก็จะตามมานับไม่ถ้วน เช่น เสียเวลา และงบประมาณในการปรับแก้สินค้าเพื่อให้เกิดความถูกต้อง

2. C-Cost or Price (ราคาหรือต้นทุน) สินค้าที่เหมือนกัน 100% เราย่อมเลือกสินค้าที่มีราคาถูกกว่าแน่นอน 100% เช่นกัน แต่อย่าเพิ่งด่วนสรุปเราควรดูประเด็นอื่นประกอบกันไปด้วย เช่นการบริการหลังการขายมีมากน้อยเพียงใด การให้ความรู้ความเข้าใจในด้านเทคนิคมีหรือไม่ สิ่งเหล่านี้จะให้ความคุ้มค่า คุ้มราคามากกว่า เผลอๆอาจจะมีมูลค่ามากกว่าสินค้าที่ไม่มีงาน Service เลยก็เป็นไปได้ ดังนั้นราคาอาจจะไม่ใช่จุดชี้ขาดแต่เพียงอย่างเดียว เราอาจจะต้องนำเอาองค์ประกอบอื่นมาช่วยในการตัดสินใจให้ได้สินค้าที่คุ้มค่ามากที่สุด

3. D-Delivery (ระยะเวลาการส่งมอบ) การติดตามทวงถาม ซึ่งต้องบอกว่าเป็นเรื่องที่น่าเบื่อหน่ายมาก บางกรณีก็ใจหายใจคว่ำเพราะหากสินค้าเข้ามาไม่ทัน ก็จะเกิดความเสียหายใหญ่หลวง ไม่ว่าจะเป็น เครื่องจักรต้องหยุดเดิน ผลผลิตไม่เป็นไปตามเป้าหมาย และอาจถูกปรับจากลูกค้า ยิ่งต้องการสินค้าด่วนจนต้องเพิ่มค่าใช้จ่ายในการนำสินค้าให้ตรงเวลา เรื่องนี้ผู้จัดซื้อควรประเมินซัพพลายเออร์แต่ละรายจากผลงานที่ผ่านมา เพราะการเตรียมสต็อกอย่างเพียงพอ แม่นยำ ของซัพพลายเออร์เป็นการแสดงถึงความใส่ใจลูกค้าอย่างนึงที่สำคัญเลยทีเดียว

4. S-Services (บริการ) การให้บริการที่มีมาตรฐานคุณภาพสูงรวมถึงบริการหลังการขาย บ่อยครั้งที่บริษัทผู้ขายไม่ทำตามเงื่อนไขที่รับปากไว้ในขณะเสนอขายมักยกเหตุผลต่างๆ นาๆ มาอ้าง ทางฝ่ายจัดซื้อจึงต้องคาดคั้นให้แน่ใจก่อนที่จะลงมือซื้อจากใครก็ตาม ซึ่งหมายถึงว่าจะต้องมีการเจรจา อาจถึงขั้นมีการปรับหากไม่สามารถทำได้ตามข้อตกลง โดยปกติแล้วเราคงต้องการให้ซัพพลายเออร์ปฏิบัติตามสัญญามากกว่าหวังจะได้ค่าปรับจากการผิดสัญญา ดังนั้นเราจึงต้องสืบเสาะประวัติการทำงานของซัพพลายเออร์ให้มั่นใจก่อนการตัดสินใจเลือกซื้อสินค้าและบริการ

ดังนั้นการจะเป็นฝ่ายจัดซื้อในตำนานที่สามารถสร้างผลงานเข้าเป้าและช่วยลดต้นทุนธุรกิจต้องตัดสินใจเลือกซื้อสินค้าจากซัพพลายเออร์ที่มีราคาแพงกว่า นั่นก็เพราะเราต้องไม่ดูเฉพาะราคาเพียงอย่างเดียว แต่พิจารณาปัจจัยอื่นนอกจากราคาด้วยว่าซัพพลายเออร์รายใดจะให้ผลลัพธ์ที่คุ้มค่าที่สุด โดยเฉพาะสินค้าในภาคอุตสาหกรรม การบริการที่ดีกว่าย่อมให้ประโยชน์และก่อให้เกิดประสิทธิผล ลดต้นทุนการผลิต ซึ่งเป็นความมุ่งหวังของทุกองค์กร